「ドキュメント検査機能では削除できない〜」の消し方と、注意すべき点

Excelの「ドキュメント検査機能では削除できない〜」の消し方と、今後注意すべき点!

 

 

こんにちは。
ITオタクのアキラです。

 

Excelを使っていると、保存時に「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報がドキュメントに含まれていることがありますので、ご注意ください。」との警告ダイアログが出ることがあります。

 

VBA(簡単に言うとExcel上のプログラム)を使っていると、特に出ます。

 

この警告が毎度しつこくて、嫌になるんですよね。

 

このページでは、

 

  • 今後、この警告を出さなくする方法
  • 出さなくした後に、注意すべき点

 

をまとめました。

 

ぜひ最後までお読み頂ければ幸いです。

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これは何の警告なのか?

 

 

Office2007以降、非表示のデータ・個人情報などを自動チェックし、削除する機能が付いています。

 

たとえばこの機能をOFFにしておくと、Excelファイルなどに「作成者」や「最終更新者」の名前が残ります。

 

▼以下の赤枠部分(この例では削除しています)

 

 

こういった個人情報を残さないための自動削除機能なのですが、この機能をONにしている際にVBAなどを使っていると、上記のような警告が出ることがあります。

 

つまり『ドキュメント検査機能は動いているけど、削除できない情報がどこかに含まれている可能性があるから注意してよ』と言っているのです。

 

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この表示を今後表示させなくする4ステップ!

この邪魔な警告を表示させないようにするには、この「個人情報の自動削除機能」をオフにすれば良いです。

 

やり方は超カンタン。

 

 

 

 

@[ファイル] タブをクリック。

 

 

 

 

A[オプション] をクリック。

 

 

 

 

Bセキュリティセンター内の [セキュリティセンターの設定] をクリック。

 

 

 

 

C[ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する] のチェックを外す。

 

 

 

 

 

以上の4ステップで、今後「ドキュメント検査機能では削除できない〜」の警告は表示されなくなります。

 

しかし、このチェックを外すことによるリスクもありますので、その点も続けて説明します。

 

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「表示させない」とした場合に、今後注意すべき点!

上でも触れたとおり「個人情報の自動削除機能」をオンにしておくことで、「作成者」や「最終更新者」は自動削除されます。

 

逆に言うと、チェックを外してこの機能をオフにすると、名前が残ってしまいます。

 

▼以下の赤枠部分(この例では削除しています)

 

 

そのため、不特定多数にファイルを送信する場合に、作成者や最終更新者の名前が伝わる可能性があります。

 

とは言え、「作成者」は右クリックから変更できます。

 

一方の「最終更新者」についても、[オプション]内の[Microsoft Officeのユーザ設定] よりユーザ名を自由に名前を変えられます。

 

そのためここで適当な名前に変更して、上書き保存すれば書き変わります。

 

以下はユーザ名を変更する流れです。

 

 

 

@[オプション]をクリック

 

 

 

 

A[Microsoft Officeのユーザ設定] 内のユーザ名に、適当な名前を入力。
(ここでは「だだだだだ」と入力)

 

 

 

 

B上書き保存して再度確認すると…

 

 

 

 

 

以上の内容で反映されていればOKです。

 

これで今後、仮に誤ってそのまま送ってしまったとしても変に名前が流出する可能性は減るでしょう。

 

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「個人情報の自動削除機能」をオンに戻すには?

「個人情報の自動削除機能」をオンに戻すには、外したチェックを再度付ければ良いです。

 

ただし以下の画像の通りグレーアウトしており、チェックできなくなっています。

 

 

 

しかし何も問題ありません。下にある「ドキュメント検査」をクリック。

 

すると以下のダイアログが表示されますので、「検査」をクリック。

 

 

 

検査の結果、個人情報と思われるものが発見されたので、すべて削除していきましょう。

 

 

 

削除が終わったら一度ダイアログを閉じ、さらに[セキュリティセンター]のダイアログも閉じます。

 

そしてもう一度[セキュリティセンターの設定]を見てみると、しっかりとチェックが入っていると思います。

 

 

 

これで「自動削除機能」を再度オンに出来ました。

 

この状態で上書き保存しようとすると、また「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報がドキュメントに含まれていることがありますので、ご注意ください。」と警告が出るハズです。

 

うざったいですが、これが一番安全な状態でもありますので、

 

「この表示を我慢して機能をオンにしておく」「機能をオフにしつつ、万が一に備えてユーザ名を適当に変更しておく」

 

か、そのどちらかを選択しましょう…

 

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まとめ!

Excelで出る「ドキュメント検査機能では削除できない〜」警告の消し方と、それによるリスク、そして再設定方法について解説しました。

 

最後に簡単にまとめます。

 

  • Office2007以降には、「個人情報を残さないための自動削除機能」が付いている。
  • この機能がオンになっている時に、VBAなどを使っていると『ドキュメント検査機能は動いているけど、削除できない情報がどこかに含まれている可能性があるから注意してよ』と言う意味で、この警告が出る場合がある。
  • この警告を消すには、「個人情報の自動削除機能」をオフにすれば良い。
  • オフにすると警告は出なくなるが、ファイルの「作成者」「最終更新者」が残ってしまう。
  • とは言え、「作成者」は適当に変更でき、ユーザ名を適当に変更することで「最終更新者」も適当に誤魔化せる。
  • 「個人情報の自動削除機能」をオンに戻すには、「ドキュメント検査」を済ませ、ドキュメントに含まれている削除すべきデータを一旦削除する必要がある。(削除後にオンに戻る)

 

以上、参考になれば幸いです。

 

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