【Excel】ブックの共有設定で同時編集する方法と、共有時の5つの注意

【Excel】ブックの共有設定で同時編集する方法と、共有時の5つの注意点

こんにちは。
ITオタクのアキラです。

 

Excelでは一つのファイルを複数人で同時に編集するための「共有」という機能があります。

 

このページでは、

 

  • 共有設定の方法
  • 共有設定時の注意点

 

を分かりやすくまとめました。

 

ぜひ最後までお読み頂けますと幸いです。

 

このページでは「ブックの共有」「共有」という言葉が混在していますが、同じ意味と捉えて頂いて問題ございません。

 

スポンサーリンク

 

 

人気の関連ページ!
>>【Excel】排他モード(共有解除)の意味・設定と、3つの注意点を解説

 

スポンサーリンク

 

Excelの「ブックの共有」ってどんな状態?

Excelには、大きく

 

  • 通常(排他モード)
  • 共有モード

 

があります。

 

 

通常モードは他の人に「ロック」が掛かる

通常時は、一人がファイルを操作している場合、他の人は「読み取り専用」でしか開くことが出来ず、同じファイルを同時編集することは出来ません。

 

 

 

 

ブックの共有とは?

ブックの共有(共有モード)であれば、一人がファイルを編集作業している時に、同時に他の人も編集が可能。

 

※後ほど紹介しますが、一部機能が制限されます

 

 

 

もしも「ブックの共有」になっている場合は、ファイル名の後に [共有] の文言が付きます。

 

 

スポンサーリンク

 

 

「ブックの共有」の2つの設定方法!

「ブックの共有」設定はかなり簡単。

 

あまり変わりませんが2種類の方法がありますので、それぞれ説明します。

 

 

@ [ブックの共有] で共有する

まずは [校閲] タブ内にある [ブックの共有] をクリックしましょう。

 

 

 

このタイミングで「このブックに対してプライバシーの設定が〜」という忠告が出た場合は、以下をご確認下さい。

以下の方法でファイルから「個人情報」を削除すれば、問題なく共有出来るようになります。

 

  1. [ファイル]
  2. [Excelのオプション]
  3. [セキュリティセンター] タブ内の「セキュリティセンターの設定」
  4. [プライバシーオプション] タブ内の「ファイルを保存するときにファイルの〜」のチェックを外す

 

 

次に [ブックの共有] 内の「複数ユーザーによる〜」にチェックを入れて、あとはOK。

 

 

 

すると以下の通り「ブックの保存」ダイアログが出てきますので、そのまま「OK」。

 

 

 

上手く「共有設定」が出来ていれば、ファイル名の後ろに [共有] の文字が付いているハズです。

 

 

 

 

「共有ブックの保護」も忘れずにしておこう

「ブックの保護」をしておくと、誤ってシートが削除されることを防げたり、変更履歴が削除されることを防ぐことが出来ます。

 

そのため、必ず「共有ブックの保護」をしておきましょう。

 

ただし、「共有ブックの保護解除」自体をボタン一つで簡単に行えてしまうのが欠点です…。

 

 

 

そのため、出来ればこの後説明する設定方法Aをオススメします。

 

スポンサーリンク

 

 

A [ブックの保護と共有] で共有する

2つ目の方法も@とほぼ一緒ですが、スタートが若干異なります。

 

まずは [校閲] タブ内にある [ブックの保護と共有] をクリックしましょう。

 

 

このタイミングで「このブックに対してプライバシーの設定が〜」という忠告が出た場合は、以下をご確認下さい。

以下の方法でファイルから「個人情報」を削除すれば、問題なく共有出来るようになります。

 

  1. [ファイル]
  2. [Excelのオプション]
  3. [セキュリティセンター] タブ内の「セキュリティセンターの設定」
  4. [プライバシーオプション] タブ内の「ファイルを保存するときにファイルの〜」のチェックを外す

 

 

すると「共有ブックの保護」ダイアログが出ます。

 

 

このうち、

 

  • チェックは必須
  • パスワードは任意

 

で [OK] をクリック。

 

以下の通り「ブックの保存」ダイアログが出てきますので、そのまま「OK」。

 

 

 

上手く「共有設定」が出来ていれば、ファイル名の後ろに [共有] の文字が付いているハズです。

 

 

 

@の方法との違いは、ブックを保護した上で「パスワードを掛けれるか否か」です。

 

「共有ブックの保護」を掛けていても、それ自体を解除されてはあまり意味がありませんので、出来ればこちらの方法をオススメします。

 

スポンサーリンク

 

 

「ブックの共有」時の4つの詳細設定を解説

上のいずれの方法であっても、[共有] にすることが出来ます。

 

さらに、どちらの方法であっても「ブックの共有」の [詳細設定] タブから詳細設定が可能

 

 

 

 

4つの詳細設定内容について!

 

詳細設定できる内容について説明します。

 

 

変更履歴

共有状態では、誰がどこを編集したのかが分からなくなります。

 

そのため「変更履歴」という形で情報が仮保存されるのですが、その保持期間を設定できます。

 

 

 

変更の更新

変更した場合に、どのタイミングで変更内容を保存するのかを設定できます。

 

通常は「ファイルの保存時」で問題ありません。

 

 

 

変更の競合

「自分が編集した部分」と同じところを他者が編集していた場合に、「競合」としてのダイアログが表示され、他者がどのように変更したのかを確認した上で保存できます。

 

通常は「反映する変更箇所を確認する」にしておけば問題を避けられます。

 

 

 

個人用ビューに含む

共有していても、表示の仕方は個人ごとにことなります。
(画面の拡大率や、表示するシートなどなど)

 

そのような「個人用ビュー」設定の中に、印刷・フィルター設定を含むか否かを設定します。

 

通常は、二つにチェックを入れておけばOK。

 

スポンサーリンク

 

 

「ブックの共有」設定時の5つの注意点!

では最後に、「ブックの共有」を行う際の注意点をまとめます。

 

 

[共有] 状態では、一部の機能が制限されてしまう

共有状態の場合、いくつかの機能が使えなくなります。

 

共有モードで制限される主な機能
  • セルの結合・解除
  • セル範囲の挿入・削除
  • シートの削除
  • パスワードの割り当て・変更・削除
  • マクロの作成・表示
  • グラフ作成・挿入・変更
  • ピボットテーブルの作成・変更

 

 

もし共有モードでこれらの操作をしようとすると、「このコマンドは、共有ファイルで実行することはできません。排他モードで開いてください。」というダイアログが表示されます。

 

 

 

この場合、一旦「排他モード(通常モード)」に戻す必要があります。

 

人気の関連ページ!
>>【Excel】排他モード(共有解除)の意味・設定と、3つの注意点を解説

 

 

 

 

個人情報を削除しなければ [共有] にできない

上でも少し触れていましたが、[ブックの共有] をクリックした際に、「このブックに対してプライバシーの設定が〜」というエラーメッセージが出る場合があります。

 

エクセルには「個人情報を自動削除する機能」がありますが、これがOFFになっている場合は [ブックの共有] は出来ません。

 

以下の通り、機能をONにしましょう。

 

  1. [ファイル]
  2. [Excelのオプション]
  3. [セキュリティセンター] タブ内の「セキュリティセンターの設定」
  4. [プライバシーオプション] タブ内の「ファイルを保存するときにファイルの〜」のチェックを外す

 

 

 

 

共有解除に気をつけよう!

「ブックの共有」の2つの設定方法!では2つの設定方法を解説しましたが、いずれも「共有ブックの保護」が大切だと説明しました。

 

なぜなら、保護をかけていなければ勝手に共有モードを解除されてしまう可能性があり、そうなると、編集中だった人は上書き保存できません。
(新しく「名前を付けて保存」が必要)

 

さらに@の方法ではパスワードを掛けられないため、出来ればAの方法がオススメです。

 

 

 

 

みんなが分かる状態で保存しよう

共有しているということは、皆が同じ物を見ると言うこと。

 

たとえば一部の行や列を「非表示」にしたまま保存してしまうと、何も知らずに次に見た人は『あれ?誰か消してしまった?』混乱してしまいます。

 

余計な労力が掛かってしまうため、「自分達の中での共有ルール」を予め設定しておきましょう。

 

 

 

 

Excel2016以降の場合は要注意

Excel2016以降、「共有ブック」ではなく「共同編集」という新機能をOfficeは強く推しています。

 

そのため、[ブックの共有] ボタンが押せない場合があり、そのような場合のページを参考にして下さい。

 

>>Officeサポート

 

スポンサーリンク

 

 

まとめ!

Excelの「ブックの共有」設定や、詳細設定、共有時の5つの注意点を説明しました。

 

最後に簡単にまとめておきます。

 

  • Excelには「通常(排他モード)」と「共有モード」がある
  • 「共有モード」では、一つのファイルに対して同時に複数人で編集が可能
  • 「共有モード」の設定は2通りあるが、パスワードを掛けられる [ブックの保護と共有] で設定すると良い
  • 「ブックの共有」では4つの詳細設定が可能だが、基本は初期状態で問題ない
  • 「共有モード」では一部の機能が制限されてしまうため、それら機能を使う場合、一旦「共有の解除」が必要である

 

以上、参考になりましたら幸いです!

 

スポンサーリンク


 

ショートカットの話

その他、便利な技

テキスト(文字)に関すること

数字の表現に関すること

印刷に関すること

グラフに関すること

疑問と解決方法

警告・エラーメッセージなど