【Excel】排他モード(共有解除)の意味・設定と、3つの注意点を解説

【Excel】排他モード(共有解除)の意味と、3つの注意点を解説!

 

 

 

こんにちは。
ITオタクのアキラです。

 

Excelファイルでとある処理をしようとした際に、

 

 

このコマンドは、共有ファイルで実行することはできません。排他モードで開いてください。

 

 

というダイアログが出ることがあります。

 

ここではあまり知られていない「排他モード」について、

 

  • 排他モードとはどんな状態なのか?
  • どのように排他モードにするのか?
  • 共有解除による注意点はないのか?

 

を分かりやすく解説していきます。

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Excelの排他モード(共有解除)とはどんな状態?

一人でファイル操作するときには気にならないと思いますが、会社など大勢で一つのファイルを共有している際には意識すべき点。

 

それが、Excelの

 

  • 排他モード(通常)
  • 共有モード

 

の違いです。

 

 

排他モード(共有が解除された状態)とは?

排他モードでは、最初にファイルを開いた人だけが編集できる状態であり、その後開いた人は「ロック」状態(読み取り専用)になるモードです。

 

自分が色々編集している間に、他の人に同じファイルを勝手に編集されては困りますよね。

 

そんな時のために、通常は「排他モード」になっています。

 

 

 

もしも「誰かが開いているファイル」を他の人が開こうとした場合は、『編集のためにロックされています』というメッセージが表示され「読み取り専用」で開かれます。

 

 

 

共有モードとは?

まず、もしも「共有モード」になっている場合、ファイル名に [共有] の文言が付きます。

 

 

 

この「共有モード」では、一つのファイルを多くの人と同時に編集できる状態になっています。

 

 

 

複数人で一つのファイルを使った作業を行う場合には、この共有モードの使用がオススメです。

 

ただし「共有モード」では、以下のような機能が制限されてしまいます。

 

共有モードで制限される主な機能
  • セルの結合・解除
  • セル範囲の挿入・削除
  • シートの削除
  • パスワードの割り当て・変更・削除
  • マクロの作成・表示
  • グラフ作成・挿入・変更
  • ピボットテーブルの作成・変更

 

 

もし共有モードでこれらの操作をしようとすると、「このコマンドは、共有ファイルで実行することはできません。排他モードで開いてください。」というダイアログが表示されます。

 

 

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排他モードの設定方法(共有解除の方法)

「共有モードで使えない機能」を使いたい場合は、一旦「排他モード(通常)」に戻す必要があります。

 

排他モードに戻すには、以下の通り操作します。

 

  1. 共有モードを解除したいファイルを選ぶ
  2. [校閲] タブ内の「ブックの共有」をクリック
  3. 「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックを外す
  4. OKをクリック

 

 

チェックボックスがグレーアウト(チェックを外せない)されている場合は、事前に「共有ブックの保護解除」が必要です。

 

※パスワードが掛かっている場合、パスワードが必要

 

 

OKをクリックすると、以下の「警告ダイアログ」が表示されると思います。

 

 

 

ややこしい日本語が使われているのですが、簡単に言うと

 

複数人で同時に編集している時にこの「共有の解除」をしてしまうと、編集中だったユーザは、そのファイルに対して上書き保存できず、別名のファイルで新しく保存しなければならないよ

 

という意味です。

 

ほかのユーザが開いているか否かについては、先ほど「ブックの共有」を開いたタイミングで表示されています。

 

 

 

必要であれば、ここに表示されている人に一声掛けておくと良いでしょう。

 

無事に「共有」が解除されると、ファイル名に付いていた [共有] の文字も消えているハズです。

 

▼共有モードでは [共有] の文字が…▼

 

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排他モードにする時の3つの注意点!

排他モードに戻す(共有の解除)時の注意点としては大きく3つです。

 

 

変更履歴が消去されてしまう

もしもあなたがファイルを開けたあとに、「他の人による変更」があった場合、それらを反映させていなければ「共有を解除」したタイミングでそれらが無かったことになります。

 

そのため、一応「変更履歴の記憶」はしておくことが無難です。

 

やり方はカンタン。

 

  1. [校閲] タブ内の「変更履歴の記憶」をクリック
  2. 「変更箇所の確認」をクリック
  3. 全てのチェックを外し、OKをクリック
  4. 「まだ反映されていない変更」があった場合は、以下のように表示されるため、必要に応じて選ぶ

 

 

 

このように念のため「最終変更箇所」までを確認・反映させた上で、「共有の解除」を行うのが無難でしょう。

 

 

 

変更中の人は新規保存となる

すでに上で触れていますが、「共有の解除」をするタイミングで他の人がそのファイルを開いている場合、その人は上書き保存することは出来なくなります

 

「あれ?なんでだろう?」と戸惑う可能性もありますので、ファイルを開いている人には事前に声掛けしておきましょう。

 

 

 

「共有ブックの保護」は掛けておこう!

もしも一時的に「共有モードの解除」をしたのであれば、「共有」へ戻す際に、必ず「共有ブックの保護」をしておきましょう。

 

「共有ブックの保護」は、共有を勝手に解除させないための機能です。

 

再度「共有」に戻す場合、「ブックの共有」でも共有モードに出来ますが、「ブックの保護と共有」を使う方が「保護」までを一度に出来るためオススメです。

 

 

 

 

まとめ!

Excelの排他モード(共有の解除)の意味、設定方法、注意点を解説しました。

 

最後に簡単にまとめておきます。

 

  • Excelには「排他モード(通常)」と「共有モード」がある
  • 排他モードでは、一人以外は編集できない(読み取り専用になる)
  • 共有モードでは、同時に同じファイルを編集できる
  • 共有モードでは、制限される機能がいくつかあり、それらの操作をしようとすると「排他モードで開いて〜」と警告がでる
  • 共有を解除するには、[閲覧] タブ内の「ブックの共有」にてチェックを外せばOK
  • チェックボックスがグレーアウトされている場合、事前に「共有ブックの保護解除」が必要
  • 共有を解除すると、変更履歴が反映されないため、事前に「変更履歴の記憶」をしておくのが無難
  • 共有に戻すときは、勝手に「共有解除」されないよう、事前に「ブックの保護と共有」をしておくのが良い

 

以上、参考になりましたら幸いです!

 

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